私たちのやり方

全部出す・測る、整える、仕組みにする

いきなりツールを入れず、業務とデータを全部出して測り、整えてから自動化・外注する。この順番にしている理由をご説明します。

3つの段

全部出す・測る
業務とデータを、要る要らないを決める前に全部出します。出せるものを先に把握してから必要なものに絞るほうが、抜けがなく早いからです。KPIも、まず今の数字を測るところから始めます。今の実力が分からないまま決めた目標は、形だけになりやすいからです。
整える
出てきた業務を、定型と判断、要る・要らない、誰がどこで受け渡すかに分けます。言葉の定義もこの段でそろえます。あいまいなままにすると、関わる人の想定が少しずつずれていくためです。
自動化する・任せる
整えた業務のうち、自動にできる所はスプレッドシート・GAS・AIで自動にし、人がやる所は曜日と時間を決めます。外に任せる業務は、受け渡しの境目とルールを文面にしてから渡します。

整えないまま自動化や外注を進めると、ややこしさまで自動になり、外に出しても手間が減りません。

業務を整えないまま外に任せようとすると、受ける側から整理し直すよう求められるか、引き受けてもらえても確認や差し戻しの手間が社内に残ります。自動化も同じで、手順が決まっていない作業を先に自動にすると、例外の扱いが増えて、かえって人の手がかかります。

反対に、全部出して整え、作業を軽くした業務は、引き継ぎも外に任せるのも簡単です。管理の仕事は売上に直接つながらないぶん後回しにされがちですが、人が増える手前で土台をつくっておくと、その後がずっと楽に回ります。

数字は、責めるためではなく早く気づくために
週次の数字はアラートとして使います。少なかった週は次にどう動くか、良かった週は何が違ったかを振り返る、小さな修正のための材料です。
決めるところまでが会議
次回までに検討します、で1週間を待たないよう、会議ごとに何を決めるかを先に決めます。話す必要のない報告は文面に回します。
言葉と定義をそろえる
同じ言葉の意味が人によって違うと、同じ表を見ても数字がずれます。入力のルールと言葉の定義は、あいまいにせず書いて決めます。
詰まりの原因なら、外れる
最初は私たちが巻き取って型をつくり、型ができたら現場にお任せします。間に入ることが流れを止めているなら、直接やり取りできる形に変えます。