頭の中の業務を、全部出して地図にする

担当者の頭の中にしかない業務を一度ぜんぶ書き出し、定型の作業と判断の仕事、受け渡しの境目を見える形にします。

こんな会社に

業務が担当者の頭の中にしかなく、引き継ぎや外注ができない。

人を増やしたい、外に任せたいと考えているのに、今の仕事を説明しようとすると言葉に詰まる。誰が何をどこまでやっているのかが、社内の誰にもはっきり分からない。そんなときに最初にお勧めする支援です。

定型と判断業務・受け渡しを整理し、やめる・まとめる・自動化する・外に出すに振り分けます。

まず業務と手元のデータを、良し悪しを判断する前に全部出していただきます。何が出せるかを先に把握してから必要なものに絞るほうが、抜けがなく、結果として早く進むからです。

そのうえで、毎回同じ手順で終わる定型の作業と、その都度だれかが判断している仕事を分けます。あわせて、誰から誰へ、どこで仕事を渡しているかという受け渡しの境目も書き出します。境目があいまいなまま外に任せると、問い合わせが担当外の人に集まってしまうためです。

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