定例会議が先送りで終わる会社のための、週報の4項目と回し方

01.先送りが続く原因は、理由と打ち手が同じ欄に混ざっていること

多くの会社の週報には「進捗」と「備考」くらいの欄しかありません。すると未達のときに、外部の事情や忙しさといった理由と、次にどうするかという打ち手が、一つの文章に混ざります。読む側は原因と次の行動を切り分けられず、会議は事情の説明を聞いて終わります。

もう一つの原因は、書かれている理由がその週だけのものになっていることです。担当者が休んだ、先方の返事が来なかった、というのは事実でも、同じ項目が何週も止まっているなら、それは今週の理由であって根本の理由ではありません。前の週に手を付けていれば終わっていた作業を、毎週その週の事情で説明していないか。ここを見分けるだけで、会議で話すべきことが変わります。

02.週報は4つの欄に分ける

私たちが使う週報の型は、次の4項目です。

運用のポイントは2つです。

1つ目は、実績の欄に事実と推測を混ぜないことです。数字の事実と、たぶんこういう理由だろうという推測を分けて書くだけで、会議で議論すべき所がはっきりします。

2つ目は、打ち手を考えたうえで外したのか、考えないまま外したのかを分けて見ることです。打ち手を実行したうえでの未達は、次の打ち手の材料になります。打ち手がないままの未達は、何週続いても同じ報告が繰り返されます。見るべきなのは結果だけでなく、打ち手の欄が具体的に埋まっているかどうかです。

03.期限は、守れなかったときに引き直すまでがルール

期限が守られない会社でよく見るのは、期限を過ぎても何も起きないことです。私たちは最初に次のルールを決めます。

• 期限の日に休む予定があるなら、前倒しで報告する
• 間に合わないと分かった時点で、期限を後ろへずらす報告をする。黙って過ぎるのはなし
• その日にできなかったなら、明日やるという一言だけでもその日のうちに入れる
• 期限を過ぎた項目は、事情を聞く前に、本当の期限をいつにするかを決め直す

期限を本人任せにしないことも大切です。期限を決めないまま確認しますで終わった依頼は、ほとんど返ってきません。相手が社外なら、相手の社内で検討や決裁にかかる時間まで逆算して、早めに送る日を決めます。

04.数字は責めるためではなく、早く気づくために置く

週報の数字が詰められる材料になると、現場は数字を出したがらなくなります。私たちは週次の数字をアラートとして扱います。今週少なかったから来週はこう動こう、良かった週は何が違ったかを振り返ろう、という小さな修正に使うためのものです。

また、週報は週の数字を達成するためだけのものではありません。週次で追う目的は、月次の目標を落とさないことです。月の中にも取りやすい週と取りにくい週があるので、過去の実績から傾向を出し、取りやすい時期に上乗せする計画を立てます。月末に足りませんでしたと報告するのではなく、月の途中で、このままだと何件足りないから残りの週で何をするか、を逆算できる状態を目指します。報告も今週何件取れたで止めず、見込みのうち何件が確定に変わり、何件が残っているかまで数字で話します。

ただし、すべての指標に毎週打ち手を書かせる必要はありません。人も時間もかけられない時期の指標に毎週未達の理由を書かせると、同じ文が並ぶだけになります。その間は記録だけを続け、打ち手を追う指標を絞るのも一つの判断です。

05.会議の前に数字がそろう段取りを作る

会議の時間を数字の確認や入力漏れの指摘に使っているなら、段取りを見直すサインです。

• 入力は曜日と時間を固定する（例：週の初日の午前中）
• 自動で集計できる部分は自動にし、人が入れる部分だけを残す。担当者が休んでも数字がそろう形にする
• 入力が終わったら完了の印をつけ、管理する側に通知が届くようにする
• 入力から会議までに確認の時間をとる。会議の曜日を後ろへずらすだけで解決することもある

決めるときは、担当者が別の人に代わっても同じ問題が起きないかを考えておくのがコツです。

06.会議は決めるところまで、決めなくていい話は文面へ

進捗確認で一番もったいないのは、次回までに検討しますで1週間が過ぎることです。その場で決められる材料があるなら、会議の中で決定まで持っていきます。逆に、口頭で話す必要のない報告は文面で足ります。会議ごとに、この会議では何を決めるのかを先に決め、そこに入らない話は別の場に回します。

やり取りが個人間のチャットで閉じていると、どこで止まっているかが誰にも見えません。報告や相談は関係者全員が見られるグループで行い、止まったときに周りが気づける状態にしておきます。

07.まず来週の定例で試すこと

いきなり全部を変える必要はありません。来週の定例で、週報に「次の期限」の欄を1つ足し、そこを空欄のまま会議を終えないというルールだけ試してみてください。期限が書かれるだけで、どの項目が先送りされているかが見えるようになります。

週報の項目や定例会議の進め方を一緒に作り直したい場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。今の会議と報告の流れを伺うところから始めます。